Från och med 25 maj 2018 gäller den nya Dataskyddsförordning (GDPR). GDPR ersätter den befintliga Personuppgiftslagen (PUL 1998).
Valhundens Samfällighetsförening som förening är personuppgiftsansvarig och är den som bestämmer för vilka ändamål uppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till. Ansvarig för utförande och uppföljning av förordningen är ordförande i styrelsen.
Valhundens Samfällighetsförening samlar endast in nödvändiga personuppgifter för två ändamål. Det ena avser spridning av information och uppmaningar inom föreningens verksamhet. Det andra avser upprättandet av medlemsregister och underlag till lagstadgad debiteringslängd.
Samfälligheten hanterar följande vanliga personuppgifter:
- namn
- adress
- fastighetsbeteckning
- personnummer *
- bilder **
Endast när medlem kontaktar styrelsen:
- e-postadress
- telefonnummer
* Personnummer hanteras och sparas undantagsvis i situationer där det krävs för att identifiera person eller företag. Exempelvis vid juridiska ärenden och inhämtande av obetald avgift. Föreningen tillämpar uppgiftsminimering där vi endast sparar den information som är nödvändig för att upprätthålla verksamheten.
** Bilder sparas och publiceras i vissa fall på hemsidan, när nyheter publiceras. Detta sker enbart med samtycke av de personer som är fotograferade.
Informationen lagras lösenordskyddat digitalt (dator, hemsida) och/eller på papper i föreningens dokumentation. Samt hos auktoriserad redovisningsbyrå genom bemyndigande. Personuppgifter kommer aldrig lämnas vidare till tredje part utan giltigt skäl.
Det samtycke/avtal som normalt skall efterfrågas vid registrering av personuppgifter är inte praktiskt tillämpbart i en samfällighetsförening. Som ägare av medlemsfastighet är man automatiskt del i den gemensamt ägda anläggningen och att anses som ingånget avtal. Detta medför krav på att vissa personuppgifter tillgängliggörs. Dock får inte föreningen införskaffa, nyttja eller sprida uppgifter utanför dess specifika användningsområde.
Om oavsiktlig förlust av personuppgifter inträffar kommer personuppgiftsansvarig (ÖBS) informera medlemmar och berörd myndighet inom 72 timmar.
Som medlem i Valhundens Samfällighetsförening har man rätt att ta del av de personliga personuppgifter som lagrats.
Om legitima skäl upphör för registrerade personuppgifter har Du som medlem rätt att få dem borttagna. Som tidigare ägare av medlemsfastighet kan man inte få uppgifter raderade som hänförs till Lagen om förvaltning av samfälligheter, bokföringslag och gällande redovisningsregler.
Informationen om Dataskyddsförordningen och dess hantering i föreningen tillhandahålls av styrelsen.
Se även Villaägarnas syn på GDPR: